Cómo hacer tus reuniones de equipo dos veces más rápidos

Para este post les contamos cómo hemos empezado a realizar las reuniones de equipo en Suricata Labs, luego de las recomendaciones de Rahul Vohra, el CEO de Superhuman, la plataforma que ha tomado el reto de reinventar el correo electrónico.

Para abordar el tema, pregúntate:

  • ¿Disfrutaste tu última reunión de trabajo?
  • ¿Compartiste ideas y tomaste decisiones?
  • ¿Se metieron temas en la discusión que quedaron en el aire sin claros pasos a seguir?

Si es así, no te preocupes: todos hemos estado allí.

Para las reuniones, se recomienda un proceso basado en The Great CEO Within. Estos son los ingredientes clave:

1. Escriba lo que va a tratar de antemano en la reunión

Si alguien quiere comentar algo en la reunión de equipo, debe escribirlo de antemano y compartirlo antes de las 6 pm del día anterior, para este caso, nosotros utilizamos la plataforma de comunicación Basecamp, donde gestionamos toda la comunicación interna de la empresa, sí no tienes una herramienta como esta, lo puedes hacer por correo electrónico o compartiendo un Google Docs.

El beneficio: evitamos la ineficacia, la inexactitud y la impermanencia de «simplemente mencionar algo».

2. Lea y comente con anticipación

Si alguien quiere hablar sobre algo en la reunión del equipo, debe haber leído y comentado el documento con anterioridad.

El beneficio: evitamos hablar de cosas de las que no fuimos lo suficientemente ágiles. ¡Es una pérdida de tiempo para los que sí lo fueron!

3. Discutir durante 5 minutos como máximo

Si se discute algo, no se discute por más de 5 minutos. Si no se llega a un consenso en 5 minutos, detenga la conversación. Identifique a un tomador de decisiones y siga adelante.

El beneficio: evitamos discusiones desinformadas que carecen de dueño.

Para identificar al tomador de decisiones, utilizamos la regla de oro de Jeff Bezos:

  • Decisiones reversibles: quien toma las decisiones debe ser cualquier otra persona que no sea el CEO
  • Decisiones irreversibles: quien toma las decisiones debe ser siempre el CEO

Luego usamos el marco RAPID de Bain para asignar otros roles en el proceso de toma de decisiones.

El tomador de decisiones recopila información después de la reunión y toma la decisión antes de la siguiente.

4. Comparte algo asombroso

Al comienzo de las reuniones, nos gusta compartir algo bueno de esa semana. Esta sencilla práctica hace sonreír a todos y crea energía positiva 🙂

Este proceso te ayudará a organizar reuniones el doble de rápido y mucho más entretenidas para tu equipo de trabajo, recuerda, antes de implementar una práctica como esta, un buen liderazgo trata de comunicar un por qué.

¿Cómo gestionas reuniones eficaces? ¡coméntanos abajo y cuéntanos tu experiencia! ⚡

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por Julian Martínez

Emprendedor y mentor de emprendimiento, interesado en la innovación, el marketing digital y la tecnología. Siempre en continuo aprendizaje y dispuesto a colaborar. Apoya el desarrollo del #emprendimiento y el #turismo. Director y Miembro fundador de @SuricataLab

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